Revisionssichere Langzeitarchivierung sämtlicher Exchange-Objekte aus Outlook
Mülheim, Haselünne, 27. Februar 2002 - Die Berentzen-Gruppe AG, Haselünne, führender Hersteller und Vermarkter von Spirituosen und alkoholfreien Getränken, setzt für die vollautomatische und revisionssichere Archivierung ihres E-Mailverkehrs auf das neue Produkt EASY-EXCHANGE der EASY SOFTWARE AG und wird das Produkt zukünftig an 350 Arbeitsplätzen einsetzen. Eine erste Implementierungssphase unter Federführung des EASY-Distributors und EASY-SAP-Competence-Centers WMD, Ahrensburg, wurde soeben erfolgreich abgeschlossen.
EASY-EXCHANGE archiviert vollautomatisch und revisionssicher den gesamten Mailverkehr in Unternehmen sowie alle Exchange-Objekte: Kontakte, Notizen, Aufgaben und Termine inklusive anhängender Dokumente und Dateien. Durch die Reduzierung der online gehaltenen Daten von bis zu 90 Prozent steigert sich die Performance des Exchange-Servers erheblich. Auf alle archivierten Dokumente in Postfächern, öffentlichen Ordnern und Unternehmensarchiven kann jederzeit direkt per Volltextrecherche aus der Oberfläche des Outlook-Clients zugegriffen werden.
Outlook-Meldungen wie ‚Ihr Postfach hat die zulässige Größe überschritten!’ gehören mit EASY-EXCHANGE der Vergangenheit an.
Ein weiterer Vorteil: Die Bedienung von EASY-EXCHANGE ist für Outlook-Anwender so vertraut, dass für Mitarbeiter keinerlei Schulungen notwendig werden.
„Die E-Mail ist schon heute das meist genutzte Kommunikationsmedium und gehört zum alltäglichen Schriftverkehr. Im Jahr 2004 gehen Schätzungen von 200 Millionen E-Mails in den Bereichen B2B und B2C aus. E-Mail Archivierung wird nicht nur wegen des anfallenden Datenvolumens aus Kosten- und Performancegründen, sondern auch aufgrund künftiger rechtlicher Regelungen wie Signaturgesetz und Aufbewahrungspflicht digitaler Dokumente notwendig, die von Unternehmen eine revisionssichere Ablage von E-Mails fordern“, so Peter Ertl, Director Business Unit Groupware bei EASY.
Die revisionssichere Archivierung von E-Mails mit steuerrelevanten Daten mittels EASY-EXCHANGE entspricht den neuen gesetzlichen Vorschriften der Finanzbehörden, die am 1.1.2002 in Kraft getreten sind.
„Nach unseren guten Erfahrungen mit EASY im SAP R/3-Umfeld war die Entscheidung für EASY-EXCHANGE die logische Konsequenz“, so Heinz-HermannThyen, Leiter Informationssysteme innerhalb der Berentzen-Gruppe.
Firmenprofil Berentzen-Gruppe AG
Die Berentzen-Gruppe AG ist Deutschlands einziger börsennotierter Spirituosenhersteller. In Europa zählt die Berentzen-Gruppe inzwischen zu den „Top 10“ der Spirituosenanbieter. Mit einem Anteil von 14 Prozent hält das Unternehmen eine beträchtliche Größe am deutschen Spirituosenmarkt. Unter der Führung einer Holding (Berentzen-Gruppe AG) werden die Geschäftsfelder Spirituosen und Alkoholfreie Getränke bearbeitet. Im Jahr 2000 wurden rund 120 Millionen Flaschen Spirituosen und 1,1 Millionen Hektoliter alkoholfreie Getränke abgesetzt. Mehr als 700 Mitarbeiter erwirtschafteten 2000 einen Umsatz von 508 Millionen Euro inklusive Branntweinsteuer. Seit mehr als 4 Jahrzehnten ist die Berentzen-Gruppe mit ihren „alkoholfreien“ Töchtern Pepsi-Cola Konzessionär für Norddeutschland.
Firmenprofil EASY SOFTWARE
Die EASY-SOFTWARE AG ist mit 500 Distributoren, Händlern und OEM-Lizenznehmern international aktiv und zählt mit über 6000 Netzwerkinstallationen zu den führenden Entwicklern und Anbietern im Markt für elektronische Archiv- und Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Neben dem Stammsitz in Mülheim an der Ruhr verfügt die 1990 gegründete und 1998 zur Aktiengesellschaft umgewandelte EASY SOFTWARE AG über Niederlassungen in Berlin, Walldorf (SAP-Kompetenz-Zentrum) und München. Tochtergesellschaften repräsentieren das Unternehmen in Frankreich, Österreich und der Schweiz; Beteiligungsgesellschaften vertreiben EASY-Produkte in den USA und Großbritannien.
Berentzen Interner Service GmbH
Heinz-Hermann Thyen
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