Sartorius Aktiengesellschaft
Göttingen
ISIN DE0007165607 und ISIN DE0007165631
Einladung zur Ordentlichen Hauptversammlung 2019
Wir laden die Aktionäre der Sartorius Aktiengesellschaft zur ordentlichen Hauptversammlung 2019 ein: Donnerstag, 28. März
2019, 10.00 Uhr (MEZ), Lokhalle Göttingen, Bahnhofsallee 1, 37081 Göttingen
I. Tagesordnung
| 1. |
Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Sartorius Aktiengesellschaft und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31.
Dezember 2018, des zusammengefassten Lageberichts für die Sartorius Aktiengesellschaft und den Konzern, jeweils mit dem darin
eingeschlossenen erläuternden Bericht des Vorstands zu den Angaben gemäß §§ 289a Abs. 1, 315a Abs. 1 HGB sowie dem Bericht
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018
Die genannten Unterlagen sind im Internet veröffentlicht unter der Adresse:
| www.sartorius.de/hauptversammlung |
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| 2. |
Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns der Sartorius Aktiengesellschaft
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den für das Geschäftsjahr 2018 ausgewiesenen Bilanzgewinn in Höhe von EUR 136.147.298,29
wie folgt zu verwenden:
| Zahlung einer Dividende von je EUR 0,61 pro dividendenberechtigter Stammstückaktie: |
= EUR 20.869.456,64 |
| Zahlung einer Dividende von je EUR 0,62 pro dividendenberechtigter Vorzugsstückaktie: |
= EUR 21.189.162,16 |
| Vortrag auf neue Rechnung: |
= EUR 94.088.679,49 |
| Insgesamt: |
= EUR 136.147.298,29 |
Falls sich die Zahl der dividendenberechtigten Aktien bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
ändern sollte, wird ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag zur Abstimmung gestellt werden. Die Dividende ist am 2.
April 2019 fällig.
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| 3. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.
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| 4. |
Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018 Entlastung zu erteilen.
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| 5. |
Beschlussfassung über die Änderung der Satzung
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, folgende Satzungsänderungen zu beschließen:
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§ 2 (1) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Gegenstand des Unternehmens ist die Forschung und Entwicklung, die Herstellung, der Vertrieb von und der Handel mit Produkten,
Geräten, Gegenständen, Systemen und Verfahren sowie die Erbringung von Service- und Dienstleistungen für Anwendungen aller
Art auf den Gebieten der Labor- und Prozesstechnik sowie verwandter Technologien.
Die Überschrift des § 8 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Zusammensetzung, Amtszeit und Wahl von Ersatzmitgliedern
§ 8 (2) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Die Mitglieder des Aufsichtsrates können nicht für längere Zeit als bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung bestellt
werden, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach dem Beginn der Amtszeit beschließt; hierbei wird das Geschäftsjahr,
in dem die Amtszeit beginnt, nicht mitgerechnet. Die Wiederbestellung in den Aufsichtsrat ist zulässig.
§ 8 (3) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Für jedes Aufsichtsratsmitglied der Aktionäre kann ein Ersatzmitglied gewählt werden. Tritt ein Ersatzmitglied an die Stelle
des ausgeschiedenen Mitgliedes, so erlischt das Amt des Ersatzmitgliedes mit Ende der Hauptversammlung, in der eine Ergänzungswahl
stattfindet, spätestens jedoch mit Ablauf der Amtszeit des ausgeschiedenen Aufsichtsratsmitgliedes. Die Wahl von Ersatzmitgliedern
für die Aufsichtsratsmitglieder der Arbeitnehmer richtet sich nach dem Mitbestimmungsgesetz.
§ 8 (4) der Satzung wird gestrichen.
§ 11 (1) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Die Sitzungen des Aufsichtsrates werden vom Vorsitzenden oder, wenn dieser verhindert ist, von seinem Stellvertreter unter
Angabe der einzelnen Tagesordnungspunkte einberufen. Die Einladung soll unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen und kann
schriftlich (einschließlich Telefax), mündlich, fernmündlich oder mittels sonstiger gebräuchlicher Telekommunikationsmittel
(z.B. E-Mail, Online-Plattform) erfolgen. In dringenden Fällen kann die Einberufungsfrist angemessen verkürzt werden. Die
Beschlussfassung über einen Gegenstand, der in der Einladung nicht als Tagesordnungspunkt enthalten war, ist zulässig, wenn
kein Mitglied des Aufsichtsrates der Beschlussfassung widerspricht.
§ 11 (2) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Beschlüsse des Aufsichtsrates werden in Sitzungen gefasst. Der Vorsitzende des Aufsichtsrates - im Falle seiner Verhinderung
sein Stellvertreter - kann einen Beschluss des Aufsichtsrates auch außerhalb von Sitzungen durch schriftliche (einschließlich
Telefax) oder fernmündliche Abstimmung oder durch Abstimmung mittels sonstiger gebräuchlicher Telekommunikationsmittel (z.B.
E-Mail, Online-Plattform) herbeiführen, wenn kein Aufsichtsratsmitglied diesem Verfahren innerhalb einer vom Vorsitzenden
bestimmten angemessenen Frist widerspricht.
§ 11 (3) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Die Sitzungen des Aufsichtsrates werden vom Vorsitzenden - bei seiner Verhinderung von seinem Stellvertreter - geleitet. Sitzungen
des Aufsichtsrates können auch als Videokonferenz stattfinden. In begründeten Ausnahmefällen können Mitglieder des Aufsichtsrates
mit Zustimmung des Sitzungsvorsitzenden auch per Telefonkonferenz an einer Sitzung des Aufsichtsrates teilnehmen.
In § 11 (4) Satz 4 wird das Wort 'Wahlergebnisses' durch das Wort 'Abstimmungsergebnisses' ersetzt.
§ 11 (5) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Über die Sitzungen des Aufsichtsrates ist eine Niederschrift anzufertigen, die vom Sitzungsvorsitzenden zu unterzeichnen ist.
Beschlüsse, die über schriftliche (einschließlich Telefax) oder fernmündliche Abstimmungen oder durch Abstimmungen mittels
sonstiger gebräuchlicher Telekommunikationsmittel (z.B. E-Mail, Online-Plattform) herbeigeführt werden, hat der Vorsitzende
des Aufsichtsrates festzustellen.
§ 12 (1) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten neben der Erstattung ihrer Auslagen eine feste jährliche Vergütung in Höhe von
je EUR 45.000,00, die nach der ordentlichen Hauptversammlung fällig ist. Der Vorsitzende des Aufsichtsrates erhält das Dreifache,
der stellvertretende Vorsitzende das Zweifache dieses Betrages. Bei unterjährigem Beginn oder Ende der Mitgliedschaft wird
die Vergütung anteilig gewährt. Darüber hinaus erhalten die Mitglieder des Aufsichtsrates ein Sitzungsgeld in Höhe von EUR 1.500,00
pro Sitzung.
§ 12 (2) der Satzung wird wie folgt neu gefasst:
Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten je Mitgliedschaft in einem Ausschuss - mit Ausnahme des Nominierungsausschusses
sowie des Ausschusses gemäß § 27 Absatz 3 Mitbestimmungsgesetz - zusätzlich zu der gemäß Absatz 1 gewährten Vergütung eine
jährliche Vergütung in Höhe von EUR 9.000,00, davon abweichend für die Mitgliedschaft im Prüfungsausschuss in Höhe von EUR 15.000,00.
Der Vorsitzende eines Ausschusses erhält das Zweifache des jeweiligen Betrages. Die Vergütung für die Ausschusstätigkeit ist
zusammen mit der Vergütung gemäß Absatz 1 fällig. Bei unterjährigem Beginn oder Ende der Mitgliedschaft wird die Vergütung
anteilig gewährt. Darüber hinaus erhalten die Mitglieder eines Ausschusses - mit Ausnahme des Nominierungsausschusses sowie
des Ausschusses gemäß § 27 Absatz 3 Mitbestimmungsgesetz - ein Sitzungsgeld in Höhe von EUR 1.500,00 pro Sitzung.
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| 6. |
Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019 sowie des Prüfers für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts
2019
Auf Empfehlung des Auditausschusses schlägt der Aufsichtsrat vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Hannover, zum
Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2019 sowie zum Prüfer für die prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts 2019
zu wählen.
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II. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte im Zeitpunkt der Einberufung
Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung hat die Gesellschaft 74.880.000 auf den Inhaber lautende nennwertlose Stückaktien,
aufgeteilt in je 37.440.000 Stammaktien und stimmrechtslose Vorzugsaktien, ausgegeben. Die Anzahl der Stimmrechte zu diesem
Zeitpunkt beträgt 37.440.000. Teilnahmeberechtigt sind 68.388.292 Stückaktien, da 3.227.776 Stamm- und 3.263.932 Vorzugsaktien
von der Gesellschaft gehalten werden; aus ihnen stehen der Gesellschaft keine Rechte zu.
III. Teilnahme an der Hauptversammlung
1.
Teilnahmeberechtigung
Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sind diejenigen Stamm- und Vorzugsaktionäre und zur Ausübung des Stimmrechts diejenigen
Stammaktionäre berechtigt, die sich spätestens bis zum Ablauf des 21. März 2019 (24.00 Uhr (MEZ)) unter der nachfolgend genannten Adresse angemeldet haben. Die Anmeldung bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher
oder englischer Sprache erfolgen.
Die Aktionäre haben darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts
nachzuweisen. Dazu ist ein in Textform durch das depotführende Institut erstellter Nachweis über den Anteilsbesitz erforderlich,
der sich auf den Beginn des 7. März 2019 (0.00 Uhr (MEZ), sog. Nachweisstichtag) zu beziehen hat und der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf des 21. März 2019 (24.00 Uhr (MEZ)) unter der nachfolgend genannten Adresse zugegangen sein muss. Der Nachweis bedarf der Textform (§ 126b BGB) und muss in deutscher
oder englischer Sprache erstellt sein.
Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur,
wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen
sich dabei ausschließlich nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre
für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes
nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs
zum Nachweisstichtag maßgeblich; das heißt, Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf
die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechendes gilt für Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag.
Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt.
Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.
Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes sind an folgende Anmeldeadresse zu übermitteln:
Sartorius Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
oder per Fax: 089.889.690.633
oder per E-Mail: sartorius@better-orange.de
2.
Stimmrechtsvertretung
Vorzugsaktionäre sind in der Hauptversammlung nicht stimmberechtigt. Die folgenden Erläuterungen zur Stimmrechtsvertretung
gelten daher ausschließlich für die Stammaktionäre.
Aktionäre, die nicht persönlich an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht durch Bevollmächtigte, z.
B. durch eine depotführende Bank, eine Aktionärsvereinigung, weisungsgebundene von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter
oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung
des betreffenden Aktienbestands und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.
Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform
(§ 126b BGB). Die Erteilung der Vollmacht kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Bevollmächtigt
ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.
Bei Vollmachten an Kreditinstitute, ihnen gleichgestellte Institute oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG) oder
Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG, insbesondere Aktionärsvereinigungen, genügt es jedoch, wenn die Vollmachtserklärung
vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird; dabei muss die Vollmachtserklärung vollständig sein und darf nur mit der
Stimmrechtsausübung verbundene Erklärungen enthalten.
Der Nachweis einer erteilten Bevollmächtigung kann dadurch geführt werden, dass der Bevollmächtigte am Tag der Hauptversammlung
die Vollmacht an der Einlasskontrolle vorweist. Für eine Übermittlung des Nachweises per Post oder per Fax verwenden Aktionäre
bzw. Aktionärsvertreter bitte die in Ziffer III.1. genannte Anmeldeadresse; als elektronischen Übermittlungsweg bietet die
Gesellschaft an, den Nachweis der Bevollmächtigung per E-Mail an folgende E-Mail-Adresse zu übersenden:
sartorius@better-orange.de
Aktionäre, die einen Vertreter bevollmächtigen möchten, werden gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular zu verwenden,
welches die Gesellschaft hierfür bereithält. Es wird den ordnungsgemäß angemeldeten Personen zusammen mit der Eintrittskarte
zugesendet und kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sartorius.de/hauptversammlung
heruntergeladen werden. Es kann zudem unter der in Ziffer III.1. genannten Anmeldeadresse postalisch, per Fax oder per E-Mail
angefordert werden.
Die Sartorius Aktiengesellschaft bietet ihren Stammaktionären auch in diesem Jahr an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene
Stimmrechtsvertreter bereits vor der Hauptversammlung zu bevollmächtigen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter
üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft
benannten Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Die Vollmacht und Weisungen sind in Textform zu erteilen.
Formulare zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden jeder Eintrittskarte
beigefügt. Sie können zudem unter der in Ziffer III.1. genannten Anmeldeadresse postalisch, per Fax oder per E-Mail angefordert
werden. Sie stehen ferner auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sartorius.de/hauptversammlung
zum Herunterladen bereit.
Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, werden aus organisatorischen
Gründen gebeten, die Vollmachten nebst Weisungen spätestens bis zum 27. März 2019 (Eingang bei der Gesellschaft) postalisch, per Fax oder per E-Mail an die in Ziffer III.1. genannte Anmeldeadresse zu übermitteln.
Nähere Einzelheiten zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter werden
mit Übersendung der Eintrittskarte übermittelt. Diese Informationen sind auch im Internet unter
www.sartorius.de/hauptversammlung
veröffentlicht.
3.
Verfahren für die Abgabe durch Briefwahl
Aktionäre können ihre Stimme, ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, durch Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts
im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die ihren Anteilsbesitz gemäß Ziffer III.1. nachgewiesen und
sich rechtzeitig angemeldet haben. Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl erfolgt schriftlich, in Textform oder in elektronischer
Form und muss spätestens bis zum Ablauf des 27. März 2019 (24.00 Uhr (MEZ)) bei der Gesellschaft eingegangen sein. Formulare zur Stimmabgabe im Wege der Briefwahl werden der Eintrittskarte beigefügt.
Aktionäre senden diese bitte an die in Ziffer III.1. genannte Anmeldeadresse zurück.
Ein Formular zur Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sartorius.de/hauptversammlung
heruntergeladen werden. Es kann zudem unter der in Ziffer III.1. genannten Adresse postalisch, per Fax oder per E-Mail angefordert
werden. Auf dem Formular finden Aktionäre weitere Hinweise zur Briefwahl. Auch bevollmächtigte Kreditinstitute, ihnen gleichgestellte
Institute oder Unternehmen (§§ 135 Abs. 10, 125 Abs. 5 AktG) oder Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG, insbesondere Aktionärsvereinigungen,
können sich der Briefwahl bedienen. Rechtzeitig abgegebene Briefwahlstimmen können bis zum Ablauf des 27. März 2019 (24.00 Uhr (MEZ)) schriftlich, in Textform oder elektronisch unter der in Ziffer III.1. genannten Adresse geändert oder widerrufen werden.
Entscheidend ist der Eingang bei der Gesellschaft.
4.
Weitere Rechte der Aktionäre
a) Ergänzung der Tagesordnung nach § 122 Abs. 2 AktG
Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen,
können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden (§ 122 Abs. 2 Satz 1 i.V.m. Abs.
1 AktG). Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Gesellschaft zu richten. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung
oder eine Beschlussvorlage beiliegen.
Die Antragsteller haben gemäß § 122 Abs. 2 i.V.m. Abs. 1 AktG nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag
des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über den Antrag
halten. Bei der Berechnung dieser Frist sind §§ 70 und 121 Abs. 7 AktG zu beachten.
Das Verlangen muss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 25. Februar 2019 (24.00 Uhr (MEZ)) unter folgender Anschrift zugehen:
Sartorius Aktiengesellschaft
Vorstand
Otto-Brenner-Straße 20
37079 Göttingen
b) Anträge von Aktionären und Wahlvorschläge nach §§ 126 Abs. 1, 127 AktG
Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag von Vorstand und Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemäß
§ 126 Abs. 1 AktG sowie Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern gemäß §
127 AktG sind ausschließlich zu richten an:
Sartorius Aktiengesellschaft
c/o Better Orange IR & HV AG
Haidelweg 48
81241 München
oder per Fax: 089.889.690.633
oder per E-Mail: sartorius@better-orange.de
Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Zugänglich zu machende Anträge von Aktionären zur Tagesordnung
werden einschließlich des Namens des Aktionärs und einer Begründung des Antrags unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet
unter
www.sartorius.de/hauptversammlung
veröffentlicht, sofern die Anträge mit Begründung bis spätestens zum Ablauf des 13. März 2019 (24.00 Uhr (MEZ)) bei der Gesellschaft eingehen. Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse zugänglich gemacht.
Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 AktG genannten
Voraussetzungen absehen, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung
führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000
Zeichen beträgt.
Vorstehende Ausführungen gelten für Vorschläge eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern
entsprechend mit der Maßgabe, dass der Wahlvorschlag nicht begründet werden muss. Bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
und von Abschlussprüfern kann eine Veröffentlichung außer in den in § 126 Abs. 2 AktG genannten Fällen auch dann unterbleiben,
wenn der Vorschlag nicht deren Namen, ausgeübten Beruf und Wohnort sowie bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern
keine Angaben zu deren Mitgliedschaft in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten enthält.
Gegenanträge und Wahlvorschläge müssen, auch wenn sie der Gesellschaft vorab fristgerecht übermittelt worden sind, in der
Hauptversammlung mündlich gestellt beziehungsweise unterbreitet werden. Das Recht eines jeden Aktionärs, während der Hauptversammlung
Gegenanträge zu den verschiedenen Punkten der Tagesordnung oder Wahlvorschläge auch ohne vorherige Übermittlung an die Gesellschaft
zu stellen, bleibt unberührt.
c) Auskunftsrecht nach § 131 Abs. 1 AktG
In der Hauptversammlung kann jeder Aktionär vom Vorstand Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen, soweit
sie zur sachgemäßen Beurteilung des Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist (§ 131 Abs. 1 AktG). Die Auskunftspflicht
erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie
auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.
Von einer Beantwortung einzelner Fragen kann der Vorstand aus den in § 131 Abs. 3 AktG genannten Gründen absehen, etwa weil
die Erteilung der Auskunft nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung geeignet ist, der Gesellschaft oder einem verbundenen
Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zuzufügen (zum Beispiel keine Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen). Nach
der Satzung der Sartorius Aktiengesellschaft ist der Versammlungsleiter ermächtigt, neben dem Rederecht auch das Fragerecht
der Aktionäre zeitlich angemessen zu beschränken. Der Versammlungsleiter kann insbesondere bereits zu Beginn oder während
der Hauptversammlung den zeitlichen Rahmen für den ganzen Verlauf der Hauptversammlung, für die Aussprache zu den einzelnen
Tagesordnungspunkten sowie für den einzelnen Frage- und Redebeitrag angemessen festsetzen.
5. Mitteilungen nach § 125 AktG
Der Anspruch des Aktionärs nach § 128 Abs. 1 Satz 1 AktG auf Übermittlung der Mitteilungen nach § 125 Abs. 1 AktG ist auf
den Weg elektronischer Kommunikation beschränkt. Gemäß § 15 Abs. 7 der Satzung der Sartorius Aktiengesellschaft ermächtigt
der Vorstand die Kreditinstitute jedoch zu einer Übermittlung der Mitteilung nach § 125 Abs. 1 AktG auch in Papierform.
6. Informationen auf der Internetseite der Gesellschaft (§ 124a AktG)
Zahlreiche Informationen zur Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter
www.sartorius.de/hauptversammlung
wie der Inhalt der Einberufung; eine Erläuterung, wenn zu einem Gegenstand der Tagesordnung kein Beschluss gefasst werden
soll; die der Versammlung zugänglich zu machenden Unterlagen; die Gesamtzahl der Aktien und der Stimmrechte im Zeitpunkt der
Einberufung, einschließlich getrennter Angaben zur Gesamtzahl für jede Aktiengattung; Formulare, die bei Stimmenabgabe durch
Vertretung oder zur Briefwahl zu verwenden sind, sofern diese Formulare den Aktionären nicht direkt übermittelt werden, und
der Beleg über die Veröffentlichung der Einladung im Bundesanzeiger.
7. Informationen zum Datenschutz
Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung die personenbezogenen Daten des Aktionärs (Name,
Anschrift und E-Mail-Adresse, ggf. auch seines Vertreters, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien, Briefwahlstimmen/Vollmachten
und Weisungen und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um dem Aktionär die Ausübung
seiner Rechte bei der Hauptversammlung zu ermöglichen.
Die Kontaktdaten des Verantwortlichen i.S.d. Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) lauten:
Sartorius Aktiengesellschaft
Otto-Brenner-Straße 20
37079 Göttingen
oder per Telefon: 0551.308.0
oder per E-Mail: info@sartorius.com
Der Datenschutzbeauftragte der Gesellschaft ist erreichbar unter folgender Adresse:
Sartorius Corporate Administration GmbH
Bereich Datenschutz
Otto-Brenner-Straße 20
37079 Göttingen
oder per E-Mail: datenschutz@sartorius.com
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung
sowie zur Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage
für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist das AktG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO.
Zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt die Gesellschaft verschiedene Dienstleister. Diese erhalten von
der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind.
Die Dienstleister sind verpflichtet, diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft zu verarbeiten. Im Übrigen werden
personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern im Zusammenhang mit
der Hauptversammlung zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnahmeverzeichnis.
Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfassten Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Grundsätzlich
werden personenbezogene Daten, soweit nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung
verpflichten oder eine längere Speicherung im Rahmen von gerichtlichen Verfahren erforderlich ist, anonymisiert oder gelöscht.
Als Betroffene können sich Aktionäre unter den gesetzlichen Voraussetzungen jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter
den oben genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der Gesellschaft wenden, um ihre Rechte, deren Voraussetzungen
im Einzelfall zu prüfen sind, gemäß der DSGVO auszuüben. Dazu zählen insbesondere:
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das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art.
15 DSGVO),
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das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung,
Art. 16 DSGVO),
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das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden,
die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
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das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO).
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Betroffene Personen haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzureichen.
Göttingen, im Februar 2019
Sartorius Aktiengesellschaft
Der Vorstand
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